「市政情報公開手続における個人情報の不適切な取扱いについて」調布市情報公開審査会意見書

市政情報公開請求手続における個人情報の不適切な取扱いについて

令和4年3月7日付けで調布市情報公開審査会から「市政情報公開請求手続における個人情報の不適切な取扱いについて」の意見書が提出されました。

令和3年11月に発覚した市政情報公開請求の手続過程における個人情報の不適切な取扱い事案に関して、同年12月以降、調布市情報公開条例に基づき設置している調布市情報公開審査会において、本事案の発生経緯やこの間の庁内での調査結果を報告し、本事案に対する指摘や情報公開制度上の課題について意見をいただいたものです。

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「市政情報公開手続における個人情報の不適切な取扱いについて」意見書（PDF：278KB）

開催概要

• 令和3年度第4回調布市情報公開審査会(令和3年12月27日開催)
  • 東京外かく環状道路事業と市の対応経過について
  • 本事案発生の経緯及び調査内容について
  • 市政情報公開請求における外部機関への確認事例について
  • 事案に関する情報公開請求手続文書の確認　など
• 令和3年度第5回調布市情報公開審査会(令和4年2月4日開催)
  • 事案に関する情報公開請求手続文書の確認
  • 審査会意見のとりまとめ

意見書概要

• 市政情報公開請求書の取扱いについて
  請求書の個人情報にマスキング処理を施すことなく外部へ送付したことは、個人情報保護に対する意識が極めて希薄であったと言わざるを得ない。情報公開の手続とともに、個人情報の取扱いについて徹底した配慮を求める。
  本事案においては9枚の請求書を外部へ送付しており、その状況を上司が全く把握してなかったことは管理・監督の在り方が不十分と言わざるを得ない。市民の情報を取り扱う公務員としての強い自覚と規律性の高い組織体制の確保を求める。
• 外部機関への確認方法について
  市政情報公開の対象に市以外の外部機関が作成した文書等が含まれる場合の非公開情報の確認方法について具体的な定めがないことには問題がある。指針や規定の整備等、具体的な運用方法を明確化し、統一的な手続きを定め、再発防止に向けた取組を進めることを求める。
• 電子メールの取扱いについて
  電子メールの取扱いについて市として統一的な運用方法を定めるとともに、メールサーバーの容量の課題のほか、昨今のペーパーレス化の推進とあわせ、時代に即した運用方法への見直し、改善を図る必要がある。
• 今後に向けて
  情報公開制度とともに、個人情報の適切な取扱いについて、様々な機会を通じて職員研修の実施や自己研さんに全庁的に取り組み、職員一人一人が公務員としての自覚を強く持ち、より高度な意識のもと適切に職務を遂行されるよう強く要望する。

市の対応(令和4年3月7日現在)

• 令和4年1月までの審査会でいただいた意見を踏まえ、情報公開手続き及び個人情報の適正な取扱い等について、令和4年2月に開催した庁内会議を通じて全庁に周知した。
• 現在、並行して調布市個人情報保護審査会で出された意見について審査会意見書として取りまとめ中である。
• 今般、提出された調布市情報公開審査会からの意見書及び、今後提出される調布市個人情報保護審査会からの意見書の内容を踏まえ、電子メールの統一的な運用を含めた公文書の取扱いや事務手引きの見直しを図るとともに、個人情報の適切な取扱について職員の意識向上を図り、再発防止につなげていく。

関連リンク

• 調布市情報公開審査会の概要
• 令和3年度第4回調布市情報公開審査会会議結果
• 令和3年度第5回調布市情報公開審査会会議結果